Metadaten und Tags zur optimalen Nutzung eures Digital Asset Management-Systems
Metadaten und Tags können Arbeitsabläufe sowie Endnutzererlebnisse optimieren, aber das richtige Aufsetzen dieser Prozesse kann herausfordernd sein. Um euch hierbei zu unterstützen, haben wir wichtige Informationen und Best Practices für euch zusammengetragen, die ihr für eine reibungslose und effektive Implementierung eurer Metadaten und Tags benötigt.
Beginnen wir mit ein paar Definitionen: Metadaten sind Informationen, die zur Beschreibung eines digitalen Assets verwendet werden. Mit anderen Worten: Es sind Daten über Daten. Beim Metadaten-Management innerhalb des Digital Asset Managements (DAM) geht es darum, euren digitalen Assets die richtigen Begriffe und Beschreibungen zuzuweisen.
Der Unterschied zwischen Metadaten und Tags
Bei der Suche nach Assets funktionieren Metadaten und Tags ähnlich. Jedoch gibt es einen Unterschied hinsichtlich der Daten und Struktur:
- Metadaten helfen bei der richtigen Kategorisierung. Sie besitzen ein klares Format – z. B. „Datum“ – und werden häufig zur Strukturierung einer Asset Library verwendet, ähnlich wie „Genre“ eure Musikbibliothek strukturiert.
- Tags hingegen sind benutzerdefiniert und völlig frei wählbar, ohne jegliche Einschränkungen. Das bedeutet, dass wenn ihr nur Tags verwendet und mehrere Personen Assets hochladen, diese möglicherweise uneinheitlich getaggt werden. Dies erschwert die Suche nach dem richtigen Bild oder Logo.
Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für eine Metadatenstruktur vs. Tags. Sofern ihr hierzu mehr erfahren möchtet, schaut euch diesen Support-Artikel an (auf Englisch).
Metadaten und Tags erhöhen die Nutzerzufriedenheit und den ROI
Das Einrichten des Frameworks, das sicherstellt, dass alle Mitarbeitenden eure Assets korrekt und einheitlich kennzeichnen, erfordert ein wenig Aufwand, der sich später aber auszahlen wird. Wenn die Eigenschaften und Informationen der Assets von Anfang an richtig strukturiert und implementiert werden, finden Nutzer:innen die benötigten Inhalte mit Leichtigkeit. Dies fördert die Akzeptanz und Nutzung des DAM-Systems – markenkonforme Assets werden erneut verwendet. Ordnungsgemäße Metadaten und Tags helfen euch daher, die Akzeptanz des DAM sowie die Investitionsrentabilität zu erhöhen.
Wie Frontify-Nutzer:innen Metadaten und Tags einsetzen können
Wir wissen, wie wichtig optimierte Workflows und einfach zu bedienende Lösungen sind. Deshalb verbessern wir kontinuierlich unsere Metadatenfunktionen. Das Frontify DAM umfasst Eigenschaften wie erforderliche Metadaten, Berechtigungen und Abhängigkeiten, die es den Nutzer:innen ermöglichen, Asset-Informationen auf intuitive Weise einzurichten, sodass Brand Builder Inhalte schneller finden können. Aber wir bieten nicht nur Unterstützung für Metadaten an: Wir arbeiten mit erfahrenen Agenturen zusammen, die bei der Einrichtung von DAM-Systemen und der Strukturierung von Metadaten und Tags helfen. Eine dieser Partneragenturen ist Windrose Management, die mit der National Academy of Television Arts and Sciences (NATAS) zusammengearbeitet hat.
Case Study: Wie Windrose Management ihr Metadaten-Management für die Emmy® Awards aufgesetzt hat
Caroline Lewis ist Principal Consultant und Mitbegründerin von Windrose Management. Sie führte uns durch den Prozess der Einrichtung von Metadaten und Tags für die Kultmarke Emmy® Awards (Artikel auf Englisch).
Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen, wenn es um die Verwaltung von Metadaten geht?
Die Hauptprobleme, die wir bei Unternehmen sehen, sind zu viele Assets und zu wenig konsistente Metadaten. Beide Punkte führen stets zu derselben Beschwerde: „Wir können nichts finden!"
Sobald Unternehmen dies erkennen, versuchen sie in der Regel als Nächstes, einen bestehenden Metadatenprozess aus einem anderen System zu nutzen – und stellen dann fest, dass sie eigentlich zu viele Metadatenprozesse in ihrem Unternehmen etabliert haben. Diese bestehenden Metadatenlisten wachsen gewöhnlich organisch. Die Gründe: Es kann sich dabei um eine Liste von Zielgruppen für die Customer Relationship Management-Plattform (CRM), Produktnamen im Product Information Management-Tool (PIM) und Regionen in der Marketing Automation-Plattform handeln.
Beim Aufbau eines DAM-Metadatensystems, das alle diese Komponenten umfasst, erkennen Unternehmen diese Unterschiede und entdecken die Lücken, die sie schließen müssen.
Welche Lücken habt ihr für die Emmy Awards geholfen zu schließen?
Die Emmy Awards verfügten über eine umfangreiche Bildbibliothek mit Zehntausenden von Bildern in einer verschachtelten Ordnerstruktur. Diese Inhalte waren nach Shows geordnet, aber die Starrheit des Ordnersystems erlaubte es den Nutzer:innen nicht, die Inhalte auf andere Weise zu durchsuchen oder zu filtern. Die Suche nach Bildern war umständlich und bot keine gute Nutzererfahrung.
Ein weiteres Problem, das wir häufig beobachten, ist die Verwechslung von Metadaten und Tags. Metadatenfelder sind definierte Attribute für eure Assets. Und sie sind sehr wichtig, um die Konsistenz der Asset-Management-Strategie eures Unternehmens zu gewährleisten. Auf diese Weise schafft ihr eine gemeinsame Sprache für die Beschreibung eurer Assets. Im Fall der Emmys haben wir Metadatenfelder für definierte Auswahllisten verwendet, z. B. das Veranstaltungsjahr und den Namen der Show. Dabei handelt es sich um unverwechselbare Attribute mit einer bestimmten Anzahl eindeutiger und allgemein verständlicher Optionen, die zur Dropdown-Navigation in der Bibliothek wurden. (Beispiel: Jahr: 2015 | Show: Daytime Emmys)
Wir haben Tags verwendet, bei denen die Optionen ein wenig offener waren. Zum Beispiel Beschreibungen, wer auf dem Foto zu sehen ist, was passiert, wo das Bild aufgenommen wurde und so weiter. All das sind Begriffe, nach denen in der Suchleiste zur Bildeingrenzung gesucht werden kann. (Beispiel: Roter Teppich in Los Angeles).
Was war das Ergebnis dieses Prozesses?
Die Marke ist nun in der Lage, die Assets dynamisch zu durchsuchen und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Dank der gefilterten Navigation können die Nutzer:innen ihre Ergebnisse eingrenzen, um genau die Bilder zu finden, die sie benötigen – ohne Tausende von Bildern durchsuchen zu müssen.
Die Nutzer:innen der Plattform können jetzt auch die neue und verbesserte Systemverwaltung nutzen. Das bedeutet, dass die Suchliste leicht aktualisiert werden kann, um sie für neue Veranstaltungsjahre und Shows zu skalieren. Dies ist für eine Veranstaltung, die jedes Jahr stattfindet, sehr entscheidend.
Ein dritter Vorteil ist die verbesserte Integrität der Inhalte: Das konsistente Metadatensystem der Emmy Awards ermöglicht es, das DAM nahtlos mit anderen Plattformen zu verbinden.
Was sind Best Practices, die ihr empfehlt?
Ich denke, das Wichtigste bei der Entwicklung einer Strategie für Metadaten und Tags ist es, an die Endnutzer:innen zu denken. Ich befrage gerne die Beteiligten – die Personen, die die Assets taggen, das System nutzen und die Assets hinzufügen werden. So ist es verständlich, wie sie derzeit nach Inhalten suchen und sie nutzen. Wenn die Nutzer:innen verstehen, wie sie Inhalte beschreiben, über sie sprechen und nach ihnen suchen, erhält man das Grundgerüst für die Taxonomie.
Prototyping und Tests sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Eine Möglichkeit der Durchführung besteht darin, die Taxonomie zu erstellen und eure Stakeholder zu bitten, einige Assets zu kennzeichnen. So stellt ihr sicher, dass die Auswahllisten konsistent sind und genau definiert werden. Zudem kann überprüft werden, ob es Missverständnisse, Lücken oder Redundanzen gibt.
Zu guter Letzt empfehlen wir die Einrichtung eines Governance-Komitees in eurem Unternehmen, das sich um die ordnungsgemäße Pflege der Taxonomie und Metadatenstruktur kümmert. Dies ist besonders hilfreich, wenn euer Unternehmen auf Systemintegrationen angewiesen ist. Dieses Gremium kann regelmäßige Überprüfungen durchführen und Änderungen an der Metadatenstruktur genehmigen, wenn dies für das Unternehmen erforderlich ist.
Kleine Labels mit großer Wirkung
Metadaten und Tags vereinfachen Prozesse und optimieren das Digital Asset Management: Brand Builder können Dateien einfach organisieren, finden und nutzen. Das Speichern von Bildmaterial auf dem Desktop gehört somit endlich der Vergangenheit an. Sorgfältig getaggte Assets ermöglichen es den Mitarbeitenden, bestimmte Dateien und Formate zu finden, um neue Marketingmaterialen zu erstellen, die immer in Einklang mit der Marke stehen.
Möchtet ihr mehr darüber erfahren, wie Frontify euch bei der Verwaltung von Metadaten und Tags unterstützen kann? Dann kontaktiert uns jederzeit gerne!
