Warum PDF-Richtlinien nicht mehr zeitgemäß sind – und was sich stattdessen anbietet
Ist ein über 20 Jahre altes Format tatsächlich die beste Option für eure Markenrichtlinien? Cloudbasierte Dokumente lassen sich einfach und schnell finden, anwenden und aktualisieren.
Zuverlässige Markenkonsistenz zu gewährleisten, stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung. Unser Report State of Brand Ownership zeigte, dass 67 % der Befragten Marken- und Designrichtlinien verwenden, die nicht Teil ihrer offiziellen Unternehmensrichtlinien sind. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter offizielle Dateien oder Richtlinien (oft im PDF-Format) nicht finden können, orientieren sie sich an ihren eigenen Unterlagen.
PDF hat sich über lange Zeit hinweg als gängigstes Format für Markenrichtlinien gehalten. 2007 veröffentlichte die Internationale Organisation für Normung, kurz ISO, den ersten offenen Standard für das Format. Der Schritt wurde damit erklärt, dass „die Vorteile des Formats durch die Standardisierung erst umfassend zur Geltung kamen, da Dateien nun unabhängig der verwendeten Geräte oder Software immer gleich dargestellt wurden und funktionierten. “. Heute jedoch halten euch PDF-Richtlinien nur zurück. Denn sie erschweren die Aktualisierung, Weiterentwicklung und Optimierung eurer Marke.
PDF mag vielleicht ein gängiges Format sein, das macht es aber noch lange nicht zu eurer besten Option. Warum das so ist und auf welche Alternative zukunftsorientierte Markenteams setzen, erfahrt ihr in diesem Artikel.
PDF-Richtlinien wachsen nicht mit eurer Marke mit
Eure Marke kann nicht wachsen und gedeihen, wenn sie von statischen PDF-Dokumenten zurückgehalten wird. Selbst wenn es euch gelingen sollte, auch PDF-Richtlinien immer aktuell zu halten, wird es euren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern immer noch schwerfallen, die jeweils aktuelle Version auszumachen.
Wenn ihr eine neue Version an eure Teams sendet, werden diese sie wahrscheinlich in einem lokalen Ordner ablegen, auf ein gemeinsam genutztes Laufwerk hochladen oder einfach in ihren E-Mails gespeichert lassen. Sobald sie die Richtlinien dann benötigen, müssen sie zum einen umständlich in ihren Ordnern und E-Mails danach suchen. Zum anderen können sie sich nie sicher sein, ob nicht vielleicht schon eine neuere Version existiert.
Beschäftigte verwenden unnötig viel Zeit darauf, nach Dokumenten zu suchen, die sie zur Ausführung ihrer Tätigkeiten benötigen. Eine Studie unter 1.000 US-amerikanischen Wissensarbeitenden zeigt, dass „54 % der Befragten mehr Zeit mit der Suche nach Inhalten verbringen als mit der Beantwortung von E-Mails.“
Wenn den Nutzerinnen und Nutzern eurer Markenrichtlinien kein anderer Anhaltspunkt zur Verfügung steht als der Dateiname – etwa „Markenrichtlinien_Oktober_2022“ –, wie sollen sie dann sicher sein, dass es sich dabei um die aktuellste Version handelt? Setzen sie ihre Suche fort, verschwenden sie potenziell noch mehr Zeit, nutzen sie die erste Version, die sie finden, riskieren sie, veraltete Richtlinien anzuwenden und die Markenkonsistenz zu gefährden.
Eure Marketing- und Brandingteams kosten PDF-Dateien sogar noch mehr Zeit: Ihre Aktualisierung ist aufwendig, jede neue Version muss erneut an alle Beteiligten gesendet werden und zusätzlich dazu gilt es Fehler zu korrigieren, die durch die Verwendung veralteter Richtlinien durch andere Teams entstanden sind.
PDF-Dateien sind statische Dokumente, eure Marke hingegen verändert sich kontinuierlich. Da es aber ineffizient ist, ein statisches Dokument ständig zu aktualisieren, sind PDF-Richtlinien häufig nicht auf dem neuesten Stand. Damit ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass eure Teammitglieder mehrheitlich mit veralteten Versionen eurer Markenrichtlinien arbeiten, und das wiederum erschwert eine einheitliche, authentische Präsentation eurer Marke.
Sobald ihr eure PDF-Richtlinien einmal auf eure Website hochgeladen und an alle Beschäftigten sowie externen Agenturen und Beteiligten gesendet habt, ist es außerdem nahezu unmöglich, ihre Verwendung irgendwann einmal wieder zu unterbinden.
Sucht man auf Google beispielsweise nach den Markenrichtlinien von Skype, erhält man verschiedene Suchergebnisse zu unterschiedlichen Versionen. An zweiter Stelle steht sogar eine PDF-Version, die noch aus der Zeit stammt, bevor Skype 2011 von Microsoft übernommen wurde, und die damit längst veraltet ist:
Erst weiter unten in den Ergebnissen finden sich dann die aktuellen, von Microsoft herausgegebenen Markenrichtlinien für Skype. Da die ersten Ergebnisse direkt detaillierte Informationen zur Marke enthalten und außerdem auf der Domain von Skype bereitgestellt wurden, wäre davon auszugehen, dass sie nach wie vor gültig sind. Wenn veraltete Informationen so einfach und schnell zu finden sind, liegt die Wahrscheinlichkeit hoch, dass freiberufliche Mitarbeitende, externe Agenturen und sogar interne Beschäftigte veraltete Markenelemente wie Logos oder Farbpaletten verwenden.
Gerade externe Beteiligte ziehen es womöglich vor, eure Markenrichtlinien zu googeln, statt erneut nach ihnen zu fragen. Neue Teammitglieder empfinden es wahrscheinlich als einfacher, online nach den benötigten Informationen zu suchen, statt ihre lokalen Ordner zu durchforsten oder euer Marketingteam um Hilfe zu bitten.
PDF-Richtlinien können dazu führen, dass eure Marke nicht einheitlich präsentiert wird. Denn wenn unterschiedliche Personen unterschiedliche Versionen eurer Markenrichtlinien verwenden, entstehen dadurch Inkonsistenzen im Design, in euren Markenbotschaften und im Stil eurer Marke. All diese Risiken lassen sich jedoch ausräumen, indem ihr eure Markenrichtlinien in die Cloud verlegt.
Cloudbasierte Markenrichtlinien sind einfach zugänglich und immer aktuell
Für unseren State of Brand Ownership Report haben wir 759 Personen aus Marken-, Marketing-, Design-, UX- und Front-End-Entwicklungsteams befragt. 85 % der Teilnehmenden sind davon überzeugt, dass ihre Marke stärker wäre, hätten alle Beteiligten einfachen Zugang zu ihren Markenrichtlinien. Mit cloudbasierten Richtlinien stellt ihr diese digital und zentral für alle zugänglich bereit.
Statt sie als PDF-Datei auf ihrem Desktop, in Google Drive oder in ihren E-Mails zu speichern, erhalten eure Mitarbeitenden einen Link, den sie sich als Lesezeichen speichern können. So können eure Beschäftigten, Partner und externen Agenturen jederzeit im Handumdrehen auf eure Markenrichtlinien zugreifen. Eine zentrale Plattform, auf der sämtliches Material zu eurer Marke gespeichert ist, beschleunigt die Suche nach Informationen und spart allen Beteiligten viel Zeit.
Jegliche Änderungen an euren Markenrichtlinien werden zentral vorgenommen und automatisch synchronisiert. Auch beim Energiekonzern E.ON wurden Markenrichtlinien im PDF-Format verwaltet, bevor das Team zur cloudbasierten Plattform von Frontify wechselte. „Unsere Markenrichtlinien sind jetzt immer aktuell und Frontify macht es uns leicht, sie umzusetzen, zu teilen und sie gemeinsam weiterzuentwickeln“, so Holger Castritius, Head of UX bei E.ON. Da Änderungen automatisch übertragen werden und alle Nutzerinnen und Nutzer immer mit den neuesten Informationen arbeiten, müsst ihr euch keine Sorgen mehr machen, dass alte Versionen eurer Richtlinien oder Assets verwendet werden könnten.
Mit cloudbasierten Markenrichtlinien verfügt ihr über eine zentrale Plattform, auf der alles rund um eure Marke gespeichert ist. Das fördert die Markenkonsistenz, da alle internen und externen Beteiligten – von euren Beschäftigten über freiberufliche Mitarbeitende bis hin zu Agenturen und Partnern – mit denselben digitalen Richtlinien arbeiten.
Auf Frontify werden eure digitalen Markenrichtlinien beispielsweise mit einem Zeitstempel versehen, sodass für alle klar erkennbar ist, wann sie zuletzt aktualisiert wurden. Mit regelmäßigen Brand Updates könnt ihr sicherstellen, dass eure Teams immer auf dem neuesten Stand sind und Zugang zu den aktuellsten Assets und Informationen haben. Über die Seitenleiste können eure Teams außerdem schnell und einfach auf die gesuchten Assets zugreifen und sie dann direkt aus euren Richtlinien herunterladen – ein weiterer Vorteil gegenüber statischen PDF-Dokumenten.
Mit den Brand Guidelines von Frontify wird aus einer Reihe von Anweisungen ein effizientes und benutzerfreundliches Tool. Mit Beispielen in Form von Dos and Don’ts könnt ihr euren gewünschten Stil veranschaulichen und den Nutzerinnen und Nutzern eurer Richtlinien zeigen, wie eure Markenelemente in verschiedenen Szenarien und auf unterschiedlichen Kanälen einzusetzen sind.
Mehr zum Thema: Erfahrt, wie PlusNarrative und MTN Group ihre 600 Seiten langen PDF-Richtlinien mithilfe von Frontify in ein benutzerfreundliches, cloudbasiertes Format konvertierte (auf Englisch).
PDF-Richtlinien halten euch – und eure Marke – zurück
Eure Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möchten sich in die Gestaltung eurer Marke einbringen. Und genau das solltet ihr ihnen auch ermöglichen. Denn wenn ihr eine starke, bekannte Marke aufbauen möchtet, braucht ihr Personen, die hinter ihr stehen, als Botschafterinnen und Botschafter eurer Marke fungieren und ihre Mission und Werte nach außen tragen.
Legt ihnen dabei keine Steine in den Weg, indem ihr eure Richtlinien in einem Format bereitstellt, in dem sie schwer zu finden, zu durchsuchen und anzuwenden sind. Stellt sie stattdessen digital auf einer zentralen Plattform bereit, die team- und projektübergreifende Konsistenz gewährleistet und es euren Teams ermöglicht, eine einheitliche Markenidentität zu präsentieren.
Mit cloudbasierten Richtlinien könnt ihr eure Marke nahtlos weiterentwickeln, anpassen und ausbauen und alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand halten. Macht es euren Teams leicht, Informationen zu eurer Marke zu finden und anzuwenden – indem ihr eure alten PDF-Richtlinien zu den Akten legt und eure Markenrichtlinien stattdessen auf einer zentralen digitalen Plattform bereitstellt.
