CBOs leiten ein bereichsübergreifendes Team, dem nicht nur interne Mitarbeitende aus den Marketing-, Design-, Kommunikations- und Entwicklungsabteilungen angehören, sondern auch externe Beteiligte aus geografisch verteilten Agenturen.

Das ist eine durchaus anspruchsvolle Aufgabe. Denn die Teammitglieder mögen zwar dasselbe langfristige Ziel verfolgen, nämlich eine starke, konsistente Marke aufzubauen. Ihre kurzfristigen Ziele sind aber meist sehr verschieden.

Nehmen wir beispielsweise einmal an, euer Unternehmen startet eine Kampagne, um ein neues Produkt zu vermarkten. Dabei dürften die Prioritäten eurer Teams wie folgt verteilt sein: Euer Marketingteam wird vor allem auf einen überzeugenden CTA achten, damit es die gewünschten Konversionen erzielt. Eurem Designteam wird am wichtigsten sein, dass alle Elemente ästhetisch ansprechend gestaltet sind, und für euer Entwicklungsteam steht vermutlich eine benutzerfreundliche Website im Vordergrund.

CBOs haben hier nun die schwierige Aufgabe, die über verschiedene Abteilungen und Standorte verteilten Teammitglieder, die zudem noch unterschiedliche Ziele verfolgen, aufeinander abzustimmen.

Häufige Defizite bereichsübergreifender Teams

Vor diesem Hintergrund überrascht es wohl kaum, dass sich viele interdisziplinäre Teams häufig mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert sehen. Für eine im Harvard Business Review-Magazin veröffentlichte Studie wurden 95 Teams aus 25 führenden Unternehmen befragt. Das Ergebnis: Fast 75 % der bereichsübergreifenden Teams sind dysfunktional und haben oft Probleme in drei der folgenden fünf Bereiche:

• Budgets nicht überschreiten
• Fristen einhalten
• Vorgaben beachten
• Kundenerwartungen erfüllen
• Auf die Unternehmensziele abgestimmt arbeiten

Interdisziplinäre Teams bieten den großen Vorteil, dass ihre Mitglieder über Fachwissen aus unterschiedlichsten Bereichen verfügen. Ist das Team jedoch dysfunktional, konzentriert sich jedes Mitglied nur auf seine eigenen Ziele (etwa darauf, die Verkaufszahlen zu steigern) statt auf die übergeordneten Unternehmensziele (Kundinnen und Kunden ein einheitliches Markenerlebnis zu bieten).

Die Studie des HBR-Magazins ergab auch, dass der Hauptgrund für die genannten Probleme meist in fehlender Abstimmung liegt. Die Mitglieder dieser Teams sind es nicht gewohnt, abteilungsübergreifend zusammenzuarbeiten, und wissen daher nicht, wie sie am besten miteinander kommunizieren sollten. Mangelnde Kommunikation führt dann zu schlechter Zusammenarbeit und diese wiederum beeinträchtigt die Qualität.

Alldem lässt sich aber entgegenwirken. So zeigte die HBR-Studie zum Beispiel, dass teamübergreifende Projekte, die von einem oder einer CBO bzw. einer Person in ähnlich zentraler Position koordiniert werden, in 76 % der Fälle zum Erfolg führen.

Wie also können CBOs konkret vorgehen, um die Kommunikation und Zusammenarbeit ihres Teams zu verbessern? Und wie können sie alle Teammitglieder aufeinander abstimmen, um ihre Markenziele zu erreichen und die Erwartungen ihrer Kundinnen und Kunden zu erfüllen?

So bringt ihr bereichsübergreifende Teams auf einen Nenner

Zunächst einmal gilt festzuhalten, dass eine gute Zusammenarbeit und die Ausrichtung auf gemeinsame Markenziele wichtige Erfolgsfaktoren sind. Denn während CBOs zwar hauptverantwortlich für die Marke sind, können sie kaum alleine für ein einheitliches Markenerlebnis sorgen. Schließlich kann eine einzelne Person oder ein kleines Team nicht alle Assets selbst erstellen und auf ihre Markenkonformität hin prüfen. Um das zu erreichen, müssen alle Beteiligten Verantwortung für die Marke übernehmen und sich gemeinsam für die Wahrung der Markenintegrität einsetzen.

Die folgenden fünf Tipps können euch dabei helfen, aus Einzelkämpfern und Individualistinnen ein starkes Team zu machen, das an einem Strang zieht und gemeinsam eine in sich geschlossene Markenstory entwickelt.

1. Digitale Markenrichtlinien erstellen

Eure Markenrichtlinien dienen allen Beteiligten als Regelwerk dafür, wie sie eure Marke präsentieren sollen. Wenn ihr hierfür veraltete PDF-Dateien verwendet, riskiert ihr Fehler und Inkonsistenzen.

Verlagert eure Brand Guidelines stattdessen online, in eine digitale Lösung wie die cloudbasierte Plattform von Frontify – für mehr Konsistenz und Effizienz. Mit einer webbasierten Lösung können sowohl interne als auch externe Beteiligte immer und von überall aus auf aktuelle Informationen zu eurer Marke zugreifen – von Farben, Logos und Schriften bis hin zu euren Markenrichtlinien und mehr.

Ein Beispiel hierzu: Ticino Turismo, ein Tourismusunternehmen aus dem Schweizer Kanton Tessin, führte Frontify ein, um die Zusammenarbeit mit externen Teams zu verbessern.

Als kleines Unternehmen mit etwa 40 Mitarbeitenden benötigte Ticino Turismo Unterstützung bei seinen Branding- und Marketingkampagnen auf internationalen Märkten von Italien bis Indien. Vor der Einführung von Frontify teilte das Team Informationen zu seiner Marke, indem es sie aus seinen (veralteten) PDF-Richtlinien kopierte und per E-Mail versendete. Dieser Prozess war nicht nur zeitaufwendig, er hatte auch Inkonsistenzen in den Marketingmaterialien zur Folge, die wiederum den Wert der Marke herabsetzten.

Durch die Verlagerung seiner Markenrichtlinien in die Cloud, konnte das Team nun jederzeit aktuelle Informationen zu seiner Marke mit anderen Teams teilen. Das Ergebnis: Deutlich beschleunigte Prozesse und mehr Markenkonsistenz.

2. Eine Digital Asset Management-Plattform implementieren

Wer Brand Assets in unübersichtlichen internen Ordnerstrukturen verwaltet und sie per E-Mail teilt, macht es anderen schwer, die richtigen Assets zu finden. Das erhöht das Risiko, dass versehentlich veraltete Inhalte verwendet werden. Mit einem Digital Asset Management-System (DAM), in dem alles zentral und digital verwaltet und geteilt wird, ist das anders.

Eine Umfrage unter Führungskräften von Marketing- und Kreativteams aus verschiedenen Branchen zeigte, dass mit der Einführung eines DAM-Systems ein bemerkenswerter ROI erzielt werden kann. Die Gründe:

• Dank der Beschleunigung von Marketingkampagnen und Produkteinführungen steigen die Umsätze.
• Da Assets einfacher wiederverwendet und Doppelarbeiten vermieden werden können, sinken die Kosten für die Inhaltserstellung.
• Indem die Verwendung nicht lizenzierter oder nicht genehmigter Assets unterbunden wird, sinkt das Risiko für diesbezügliche Fehler.
• Durch die bessere Zusammenarbeit steigt die Produktivität.

Mit dem DAM von Frontify könnt ihr all eure Assets – Fotos, Videos, Symbole und Dokumente – online speichern und verwalten. Dort könnt ihr dann Metadaten und benutzerdefinierte Tags hinzufügen, damit alle Beteiligten einfach und schnell die richtigen Inhalte finden. Außerdem könnt ihr Nutzerberechtigungen vergeben und Lifecycle-Phasen für Assets einrichten, damit immer nur die aktuellsten und ausschließlich genehmigte Versionen eurer Inhalte verwendet werden.

Das Team von BAC Credomatic, einer führenden Bank in vielen Ländern Mittelamerikas, führte Frontify ein, um seinen Kreativprozess zu optimieren und die Zusammenarbeit zwischen den Design-, Entwicklungs- und geschäftsführenden Teams zu verbessern.

Mit zunehmender Größe des Designteams und der Erschließung weiterer Märkte war die Zusammenarbeit an Design-Assets immer komplizierter geworden. Dank der Einführung eines zentralen DAM-Systems konnte eine Führungskraft pro Markt damit betraut werden, alle für ihre Region geltenden Assets auf ihre Markenkonformität zu prüfen und sie auf einer zentralen durchsuchbaren Plattform für alle direkt zugänglich zu machen. Das vereinfachte die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und beschleunigte die Erstellung markenkonsistenter Inhalte.

3. Einen gemeinsamen virtuellen Projektbereich schaffen

Mit einem virtuellen Arbeitsbereich könnt ihr Beteiligte aus unterschiedlichen Abteilungen und geografischen Regionen an einem Ort zusammenbringen – und so ihre Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten vereinfachen.

Statt isoliert von allen anderen Teams zu arbeiten und Dateien erst in ihrer finalen Version zu teilen, kann sich euer Designteam nun in Echtzeit mit anderen Beteiligten absprechen und die Einhaltung eurer Markenziele gewährleisten.

Mit Creative Collaboration von Frontify könnt ihr teamübergreifende Projekte zentral verwalten, besprechen und bearbeiten – alles auf einer gemeinsamen digitalen Plattform. Automatische Benachrichtigungen, Änderungsprotokolle und ein Kanban Board sorgen dafür, dass alle immer wissen, in welcher Phase des Design- und Genehmigungsprozesses sich ein Projekt aktuell befindet.

Auch Lufthansa, eine der weltweit größten Fluggesellschaften mit mehr als 120.000 Mitarbeitenden, setzt auf Frontify. Mit Creative Collaboration gelang es der Airline, die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Teams zu optimieren, den Designprozess zu verbessern und zuverlässige Markenkonsistenz zu gewährleisten.

Vor Frontify hatten die Teams mit einer veralteten Markenplattform gearbeitet, der es an Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit fehlte. Dadurch waren manche Teams außen vor geblieben, was zu inkonsistentem Branding führte. Mit Creative Collaboration können nun über 1.000 Nutzerinnen und Nutzer mehr als 300 aktive Projekte im Auge behalten und für unternehmensweite Markenkonsistenz sorgen.

Alle Projekte werden auf einem zentralen Dashboard verwaltet, was die Zusammenarbeit und Feedbackprozesse vereinfacht und mehr Transparenz in teamübergreifende Arbeitsabläufe bringt.

4. Übergaben zwischen Design- und Entwicklungsteam verbessern

Designers and developers don’t speak the same language, and they have different goals. This makes the design-to-development handoff one of the most challenging stages in a brand project. Poor communication and collaboration cause multiple feedback loops between designers and developers, and misunderstandings can result in quality assurance issues.

Mit Frontify könnt ihr diesen Übergabeprozess optimieren. Nutzt Creative Collaboration, um eure Entwicklerinnen und Entwickler frühzeitig einzubeziehen, sodass sie Designs direkt prüfen und Feedback zu ihnen geben können.

Mit dem Inspect Mode von Frontify kann euer Entwicklungsteam Designspezifikationen einfacher abrufen und Designkonzepte in Code übersetzen, ohne dazu die Frontify Plattform zu verlassen. Außerdem kann es Details auf verschiedenen Designebenen einsehen, um Informationen zu Größenangaben, Farben, Schriften, Code, Text-Schnipsel und visuellen Inhalten zu erhalten. Und mit der Prüffunktion lässt sich im Handumdrehen sicherstellen, dass ausschließlich die richtigen Markenfarben und Schriften verwendet wurden. So lassen sich Fehler frühzeitig finden und korrigieren, bevor eure Kundinnen und Kunden sie sehen.

5. Vorlagen für wiederkehrende Projekte erstellen

In jedem Unternehmen gibt es Assets, die immer wieder verwendet werden, etwa Visitenkarten, Vorlagen für Präsentationen oder Social Media-Grafiken. Statt jedes Mal ein neues Projekt einzurichten, erstellt einfach einmalig eine Vorlage, teilt sie mit anderen Teammitgliedern und lasst sie die benötigten Anpassungen selbst vornehmen.

Mit den Digital & Print Templates von Frontify können Designteams Vorlagen erstellen, die mit bereits genehmigten Assets, Farben und Schriften verknüpft sind. Damit für Markenkonsistenz gesorgt ist, lässt sich dabei auch genau festlegen, welche Elemente bearbeitet werden können – und welche nicht. Und um ihren richtigen Einsatz zu gewährleisten, kann euer Designteam außerdem einsehen, von wem und wie häufig die Vorlagen verwendet werden.

Diese Vorlagen werden zentral in eurer Medien-Bibliothek gespeichert, sodass alle Teammitglieder im Handumdrehen auf sie zugreifen können, um selbstständig markenkonsistente Assets zu erstellen. Aufs Jahr gesehen spart das eurem Designteam Tage, wenn nicht gar Wochen.

Bereichsübergreifende Zusammenarbeit mit Frontify

Eine zentrale, cloudbasierte Brand Management-Plattform wie Frontify ermöglicht es CBOs, die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen interdisziplinären Teams zu verbessern. Richtlinien und Assets sind für alle zentral und einfach zugänglich und ihr könnt in Echtzeit sowie ortsunabhängig zusammenarbeiten, Feedback- und Genehmigungsprozesse automatisieren und Projektübergaben optimieren. Mit Frontify haltet ihr immer alle auf dem neuesten Stand und ihr erzielt bessere Ergebnisse für eure Marke.